# Note de service en mairie : cadre juridique, contenu et modèle

> Note de service en mairie : fondement juridique, mentions obligatoires, différence avec l'arrêté municipal et modèle complet à adapter à votre commune.

- Auteur : Nina - votre assistante IA au quotidien
- Publié le : 2026-07-13
- Mis à jour le : 2026-07-16
- Version HTML : https://www.stefi.ai/blog/note-de-service-mairie/

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_Par l'équipe STEFI, à destination des maires, des secrétaires de mairie et des agents communaux._

Modifier les horaires d'ouverture au public, organiser les permanences d'été, rappeler la procédure d'enregistrement du courrier : ces décisions ne se prennent ni en conseil municipal, ni par arrêté. Elles passent par une **note de service**.

C'est un outil simple, mais souvent mal utilisé. Beaucoup de communes l'emploient là où un arrêté s'impose, ou l'inverse. Voici son cadre exact, son contenu et un modèle prêt à adapter.

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## En bref

-   **Qui la signe** : le maire, chef des services communaux, ou un délégataire désigné par arrêté (art. L2122-18 et L2122-19 du CGCT).
-   **Le fondement** : le pouvoir de chef de service, reconnu même sans texte (Conseil d'État, 7 février 1936, _Jamart_).
-   **Les destinataires** : les agents, jamais les administrés.
-   **La frontière** : organiser le service relève de la note ; réglementer, autoriser ou interdire relève de l'arrêté.
-   **Le contrôle de légalité** : la note de service n'y est pas transmise.
-   **Le recours** : en principe fermé (mesure d'ordre intérieur), sauf atteinte aux droits statutaires, aux libertés fondamentales, à la rémunération ou aux responsabilités de l'agent.

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## Qu'est-ce qu'une note de service en mairie ?

Une note de service est un écrit interne par lequel le maire, en tant que chef des services communaux, organise le travail des agents. Elle s'adresse **aux agents, jamais aux administrés**. Elle fixe une consigne, une procédure ou une organisation : horaires, permanences, répartition des tâches, circuit d'un dossier, règles de sécurité.

Elle ne crée pas de droit pour les habitants et ne se substitue pas à un arrêté municipal. C'est une mesure d'organisation interne, applicable dès sa diffusion aux agents concernés.

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## Sur quel fondement le maire signe-t-il une note de service ?

Le fondement n'est pas dans un article de loi, mais dans une jurisprudence fondatrice. Le Conseil d'État a reconnu au chef de service le pouvoir de prendre, même sans texte l'y habilitant, les mesures nécessaires au bon fonctionnement de ses services (Conseil d'État, 7 février 1936, _Jamart_). Ce pouvoir a ensuite été reconnu au maire pour les services communaux.

Deux limites l'encadrent :

-   la mesure doit être **justifiée par les nécessités du service** ;
-   elle ne vise que **les personnes en relation avec ce service** : celles qui y collaborent (les agents) ou qui l'utilisent.

Le maire est par ailleurs seul chargé de l'administration de la commune (article L2122-18 du CGCT). Il peut déléguer sa signature, par arrêté, au directeur général des services, au directeur général adjoint, au directeur des services techniques et aux responsables de services communaux (article L2122-19 du CGCT). Dans une commune sans DGS, la note reste donc signée par le maire ou par un adjoint titulaire d'une délégation de fonctions.

Ce même pouvoir de chef de service fonde l'autre exercice annuel du maire sur ses agents : l'[évaluation professionnelle et son compte rendu](https://www.stefi.ai/blog/evaluation-agent-fonction-publique-territoriale-exemples/).

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## Note de service ou arrêté municipal : la frontière à ne pas franchir

C'est l'erreur la plus fréquente, et la plus coûteuse. Quatre critères permettent de trancher.

**Le destinataire.** La note de service s'adresse aux agents communaux. L'arrêté s'adresse aux administrés, à tous ou à une personne nommée.

**L'objet.** La note organise le service. L'arrêté réglemente, autorise, interdit ou décide.

**Le formalisme.** La note est libre : un objet, un motif, une consigne, une date, une signature. L'arrêté suit un formalisme précis (visas, considérants, articles, publication ou notification), et il est transmis au contrôle de légalité dans les cas prévus par le CGCT. La note de service, elle, n'est pas transmissible.

**L'effet.** La note ne crée aucun droit ni aucune obligation pour les habitants. L'arrêté, si.

Un exemple parlant : fixer l'heure à laquelle les agents ouvrent la mairie au public relève de la note de service. Fermer une rue à la circulation le jour de la fête du village relève de l'arrêté. Notre guide pour [rédiger un arrêté municipal](https://www.stefi.ai/blog/rediger-arrete-municipal/) détaille le formalisme de ce second acte.

Une note de service qui empiète sur le domaine de l'arrêté n'est pas opposable aux administrés. La mesure qu'elle porte devient fragile.

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## Les 7 mentions d'une note de service bien rédigée

1.  **L'en-tête de la commune** : nom, adresse, service émetteur.
2.  **Le numéro et la date** : une note de service se référence et s'archive. Numérotez-les dans une série annuelle (note de service n° 2026-07).
3.  **L'objet**, en une ligne : « Modification des horaires d'ouverture au public à compter du 1er septembre 2026 ».
4.  **Le ou les destinataires** : l'ensemble des agents, un service précis, une catégorie.
5.  **Le motif**, en deux ou trois phrases : pourquoi cette mesure, quelle nécessité de service la justifie. C'est ce qui la rend acceptable, et juridiquement solide.
6.  **La consigne**, formulée à l'affirmatif, sans ambiguïté, avec sa **date d'entrée en vigueur**.
7.  **La signature** du maire ou de l'autorité délégataire, avec sa qualité.

Ajoutez une mention de diffusion (« affichage dans les locaux, remise à chaque agent ») : elle prouve que la note a bien été portée à la connaissance des intéressés.

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## Modèle de note de service

Voici une note complète, rédigée sur un cas fréquent : l'aménagement de l'accueil du public en été. La commune et le maire sont fictifs. Adaptez les horaires, les modalités et les dates à votre organisation.

> **COMMUNE DE SAINT-AUBIN-DU-LAC**
> 
> **Note de service n° 2026-\_\_** Saint-Aubin-du-Lac, le 13 juillet 2026
> 
> **Objet :** Organisation de l'accueil du public pendant la période estivale
> 
> **Destinataires :** l'ensemble des agents communaux
> 
> **Le Maire de la commune de Saint-Aubin-du-Lac,**
> 
> Considérant la nécessité d'assurer la continuité de l'accueil du public pendant la période estivale et de maintenir la qualité du service rendu aux administrés ;
> 
> **Informe les agents des dispositions suivantes :**
> 
> **1\. Horaires d'accueil** Durant la période estivale, les horaires d'accueil du public sont adaptés comme suit :
> 
> -   lundi, mardi, jeudi et vendredi : 9h00 – 12h00 ;
> -   mercredi : accueil sur rendez-vous uniquement ;
> -   la mairie reste fermée les samedi, dimanche et jours fériés.
> 
> **2\. Modalités pratiques**
> 
> -   Un agent est présent en permanence à l'accueil durant les plages horaires ci-dessus. Les plannings de présence sont établis par le secrétaire de mairie et communiqués à chaque agent concerné.
> -   En cas d'absence imprévue, l'agent prévient le secrétariat au plus tôt afin qu'un remplacement soit organisé.
> -   Toute demande ne pouvant être traitée en l'absence de l'agent compétent fait l'objet d'un message noté et transmis dans les 24 heures.
> 
> **3\. Durée d'application** Ces dispositions entrent en vigueur le **14 juillet 2026** et s'appliquent jusqu'au **31 août 2026**.
> 
> Les agents voudront bien prendre connaissance de cette note et se rapprocher du **secrétaire de mairie** pour toute difficulté d'application.
> 
> **Diffusion :** affichage dans les locaux communaux, remise individuelle à chaque agent concerné.
> 
> **Le Maire,** Georges DUPOND

Trois détails font la solidité de cette note : le considérant, qui rattache la mesure à une nécessité de service ; la date d'effet et la date de fin, qui évitent qu'une organisation d'été s'installe jusqu'en décembre ; la mention de diffusion, qui prouve que les agents en ont eu connaissance.

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## Diffusion, opposabilité et recours

Une note de service produit ses effets **dès qu'elle est portée à la connaissance des agents** : affichage, remise en main propre, courriel professionnel. Conservez une trace de cette diffusion.

Peut-elle être contestée devant le juge ? En principe non. Les mesures prises à l'égard des agents publics qui, compte tenu de leurs effets, ne leur font pas grief constituent de simples mesures d'ordre intérieur, insusceptibles de recours (Conseil d'État, 25 septembre 2015, n° 372624).

Mais l'immunité n'est pas totale. La note redevient attaquable si elle porte atteinte aux droits que l'agent tient de son statut ou à ses libertés fondamentales, si elle entraîne une perte de responsabilités ou de rémunération, ou si elle traduit une discrimination. Autrement dit : une note d'organisation passe ; une note qui sanctionne ou déclasse un agent sans le dire est un acte déguisé, et le juge le regarde pour ce qu'il fait, non pour ce qu'il s'appelle.

D'où l'importance du motif. Une note motivée par une nécessité de service réelle, formulée en termes généraux, ne prête pas le flanc.

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## En résumé

Une note de service tient en trois vérifications.

1.  **Le destinataire est un agent**, pas un administré. Si la mesure touche les habitants, c'est un arrêté.
2.  **Le motif est écrit** et rattaché à une nécessité de service. C'est ce qui la rend solide.
3.  **La diffusion est prouvée** : affichage, remise, courriel professionnel, avec une trace conservée.

Une note qui déborde sur le domaine de l'arrêté n'est pas opposable. Une note qui sanctionne un agent sans le dire redevient attaquable.

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## STEFI : Nina rédige vos notes de service

Une note de service prend dix minutes à écrire, trente à faire relire, et deux jours à décider qui la signe. C'est précisément le type de document que **Nina**, l'assistante au quotidien de STEFI, prend en charge : vous répondez à un questionnaire guidé (objet, destinataires, motif, date d'effet), elle génère la note complète, structurée, avec ses mentions et son motif rédigé.

Elle fait de même pour les autres écrits internes et externes de la commune : réponse à un administré, courrier d'accompagnement, note interne, compte rendu de séance. Vous relisez, vous corrigez, vous signez : la décision reste la vôtre.

Vos documents et vos données restent hébergés en France, chez OVHcloud, dans un cadre conforme au RGPD. Un point à ne pas négliger dès qu'une note nomme des agents : nous l'expliquons dans notre article sur les [obligations RGPD d'une commune qui utilise ChatGPT](https://www.stefi.ai/blog/obligations-rgpd-d-une-commune-qui-utilise-chatgpt-pour-rediger-ses-documents/).

Voyez le détail des [courriers courants pris en charge par Nina](https://www.stefi.ai/agents/nina/courriers-mairie/), ou **essayez STEFI gratuitement pendant 14 jours**, sans engagement, avec paiement par mandat administratif : [demandez votre essai](https://www.stefi.ai/).

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## Questions fréquentes des élus

### Qui peut signer une note de service dans une commune ?

Le maire, qui est seul chargé de l'administration de la commune (article L2122-18 du CGCT). Il peut déléguer ses fonctions à un adjoint ou à un conseiller municipal, et donner délégation de signature, par arrêté, au directeur général des services, au directeur général adjoint, au directeur des services techniques et aux responsables de services communaux (article L2122-19 du CGCT). Dans une petite commune sans DGS, la signature du maire reste la règle.

### Une note de service doit-elle être transmise au contrôle de légalité ?

Non. La note de service est une mesure d'organisation interne : elle ne figure pas parmi les actes soumis à l'obligation de transmission au représentant de l'État. Si votre décision doit être transmise au contrôle de légalité, c'est le signe qu'il ne s'agissait pas d'une note de service, mais d'un arrêté.

### Un agent peut-il contester une note de service ?

En principe non : les mesures qui, compte tenu de leurs effets, ne font pas grief à l'agent sont des mesures d'ordre intérieur insusceptibles de recours (Conseil d'État, 25 septembre 2015, n° 372624). Le recours redevient recevable si la note porte atteinte aux droits statutaires ou aux libertés fondamentales de l'agent, si elle entraîne une perte de responsabilités ou de rémunération, ou si elle révèle une discrimination.

### Quelle différence entre une note de service et une note d'information ?

La note de service prescrit : elle impose une consigne, avec une date d'effet. La note d'information porte à connaissance : un changement d'interlocuteur, une date de réunion, une évolution réglementaire. En pratique, beaucoup de communes intitulent « note de service » un document qui n'informe que. Ce n'est pas grave, mais si vous attendez une obligation, écrivez-la comme une obligation.

### Faut-il afficher la note de service ?

L'affichage n'est pas imposé par un texte, mais il constitue le mode de diffusion le plus simple et le plus démontrable. L'essentiel est de prouver que les agents concernés en ont eu connaissance : affichage dans les locaux, remise individuelle avec émargement, ou envoi sur la messagerie professionnelle. Conservez la trace de cette diffusion dans le dossier du service.

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_STEFI est édité par Erkos, éditeur de discours.fr depuis 2006, au service de plus de 5 000 communes françaises. Une question ? 09 72 30 64 42._