Naissance et décès en mairie : déclaration et délivrance d'actes d'état civil
Par Alix, agent STEFI dédié à l'état civil et aux démarches, à destination des secrétaires de mairie et des officiers de l'état civil.
En mairie, l'état civil suit deux horloges. Une déclaration de naissance doit être reçue dans les 5 jours (article 55 du Code civil), une déclaration de décès dans les 24 heures. Ces deux actes relèvent de l'officier de l'état civil, c'est-à-dire du maire ou de l'agent délégué. À côté de l'enregistrement, votre commune délivre chaque semaine des copies et extraits d'actes aux administrés, avec des règles précises sur qui peut demander quoi. Ce guide réunit les délais, les acteurs et les procédures pour sécuriser chacune de ces opérations.
En bref. La déclaration de naissance doit être reçue dans les 5 jours suivant l'accouchement (article 55 du Code civil), la déclaration de décès sous 24 heures (article 78 du Code civil, délai indiqué par Service-Public.gouv.fr). Les deux actes sont dressés par l'officier de l'état civil de la commune concernée. Pour la délivrance des actes, la règle dépend du document : copie intégrale et extrait avec filiation réservés aux proches et aux professionnels autorisés, extrait sans filiation et acte de décès accessibles à tous. Toutes ces démarches sont gratuites.
Déclaration de naissance : quel délai et qui la fait ?
La déclaration de naissance doit être faite dans les 5 jours qui suivent l'accouchement, auprès de l'officier de l'état civil du lieu de naissance. Le jour de l'accouchement ne compte pas dans ce délai. Si le dernier jour tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, le délai est reporté au premier jour ouvrable suivant.
Ce délai de 5 jours résulte de l'article 55 du Code civil, dans sa rédaction issue de la loi du 18 novembre 2016, qui a porté le délai de 3 à 5 jours. Une dérogation existe : le délai est porté à 8 jours lorsque l'éloignement entre le lieu de naissance et le lieu où se situe l'officier de l'état civil le justifie. Les communes concernées sont déterminées par décret en Conseil d'État (décret du 2 mars 2017).
Qui peut déclarer ? La déclaration est faite par un parent, le père ou la mère, ou à défaut par les médecins, sages-femmes ou autres personnes ayant assisté à l'accouchement. En pratique, dans la plupart des maternités, l'établissement transmet les éléments et la déclaration est régularisée par un parent. L'officier de l'état civil dresse alors l'acte de naissance immédiatement.
Une précision utile côté guichet : si la déclaration arrive après le délai légal, l'officier de l'état civil ne peut plus inscrire la naissance directement sur les registres. Il faut un jugement déclaratif de naissance rendu par le tribunal. Mieux vaut donc informer clairement les familles du délai, dès le premier contact.
En résumé. La naissance se déclare dans les 5 jours (jour de l'accouchement non compté, report au premier jour ouvrable). La déclaration est faite par un parent, ou à défaut par le personnel ayant assisté à l'accouchement. Passé le délai, seul un jugement déclaratif permet d'inscrire la naissance.
Déclaration de décès : que faire dans les 24 heures ?
L'acte de décès est dressé par l'officier de l'état civil de la commune où le décès a eu lieu, sur le fondement de l'article 78 du Code civil. La déclaration doit intervenir rapidement : Service-Public.gouv.fr fixe ce délai à 24 heures, hors week-ends et jours fériés. Elle peut être faite par un parent du défunt ou par toute personne disposant des renseignements les plus exacts et complets sur son état civil, souvent l'entreprise de pompes funèbres mandatée par la famille.
Un point rassure les agents : même tardive, une déclaration de décès doit toujours être reçue et l'acte dressé, quel que soit le temps écoulé. Le délai de 24 heures ne fait pas obstacle à l'enregistrement.
Pour dresser l'acte, l'officier s'appuie sur le certificat médical de décès et sur les pièces d'identité du défunt. L'acte mentionne notamment les nom, prénoms, date et lieu de naissance, profession et domicile de la personne décédée, ainsi que les informations sur ses parents et, le cas échéant, son conjoint. L'officier peut demander la vérification des données auprès de la commune détentrice de l'acte de naissance, ce qui fiabilise l'enregistrement.
En résumé. Le décès se déclare sous 24 heures à la commune du lieu de décès, sur présentation du certificat médical. La déclaration peut être faite par un proche ou par l'entreprise de pompes funèbres. Même tardive, elle doit toujours être reçue et l'acte dressé.
Délivrance des actes d'état civil : qui peut demander quoi ?
Toutes les demandes d'actes ne se traitent pas de la même façon. La règle dépend du type de document et de la personne qui le demande.
- Copie intégrale et extrait avec filiation (naissance et mariage) : réservés à la personne concernée si elle est majeure, à son représentant légal (pour un mineur ou un majeur protégé), à son conjoint ou partenaire de PACS, à ses ascendants (parents, grands-parents) et à ses descendants (enfants, petits-enfants). Certains professionnels autorisés par la loi (notaires, avocats, autorités judiciaires) et les personnes justifiant d'un intérêt légitime dans les cas prévus par les textes peuvent également les obtenir. Le demandeur doit indiquer ses nom et prénoms, sa date et son lieu de naissance, son adresse et les nom et prénoms de ses parents.
- Extrait sans filiation : accessible plus largement, sur simple indication des nom, prénoms et date de naissance de la personne concernée.
- Acte de décès : délivré à toute personne qui en fait la demande, sans justificatif.
La demande peut être déposée au guichet, par courrier ou en ligne via Service-Public.gouv.fr. Entre mairies et notaires, l'échange dématérialisé passe par le dispositif COMEDEC, qui évite la circulation d'actes papier et réduit les délais. La délivrance d'un acte d'état civil est gratuite : aucune mairie ni aucun site ne peut la facturer.
Rappelez ce point aux administrés : plusieurs sites privés proposent d'obtenir un acte moyennant des frais, alors que la démarche officielle ne coûte rien. Orienter vers Service-Public.gouv.fr protège vos administrés et allège vos guichets.
En résumé. Copie intégrale et extrait avec filiation sont réservés à la personne concernée, à ses proches et aux professionnels autorisés ; l'extrait sans filiation et l'acte de décès sont accessibles à tous. La demande se fait au guichet, par courrier ou en ligne sur Service-Public.gouv.fr, gratuitement. COMEDEC dématérialise les échanges avec les notaires.
État civil et données personnelles : la vigilance RGPD
Les registres d'état civil contiennent des données personnelles parmi les plus sensibles : filiation, date et lieu de naissance, situation matrimoniale. Ces informations sont protégées par le RGPD. Toute solution numérique qui aide à traiter ces données doit garantir leur confidentialité et leur hébergement en France.
C'est un point de vigilance concret. Copier le contenu d'un acte dans un outil d'IA grand public revient à transmettre des données personnelles à un service dont vous ne maîtrisez ni l'hébergement ni l'usage. Pour éviter ce risque, mieux vaut s'appuyer sur une solution souveraine, dont les données restent en France. Nous détaillons ces obligations dans notre article sur les obligations RGPD d'une commune qui utilise ChatGPT.
STEFI : Alix, votre appui pour l'état civil
Répondre vite et juste aux questions d'état civil demande de connaître la règle exacte, pas une approximation. C'est le rôle d'Alix, l'agent STEFI dédié aux démarches des administrés. Alix s'appuie sur 337 fiches officielles Service-Public.gouv.fr, signalées par le badge « Référence nationale » dans ses réponses. Un administré demande qui peut obtenir une copie intégrale, quel délai pour déclarer une naissance, quelles pièces pour un décès : la réponse s'appuie sur la source officielle, en quelques secondes. Alix couvre aussi d'autres démarches du guichet, comme l'inscription à l'école en mairie.
Pour les situations qui touchent au droit (jugement déclaratif, rectification d'acte, cas particulier de filiation), l'agent juridique Milla interroge LégiFrance et ne cite que des dispositions en vigueur, comme le Code civil. L'état civil s'inscrit ainsi dans un cadre plus large, aux côtés d'autres démarches encadrées par la loi. Pour comprendre ce cadre, notre article Le CGCT expliqué simplement aux élus pose les bases, et notre guide sur le discours de mariage du maire aborde une autre mission d'état civil du quotidien : la célébration des mariages.
STEFI assiste vos agents, il ne remplace pas l'officier de l'état civil : la signature et la responsabilité de l'acte restent à la commune.
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Vous souhaitez tester Alix sur vos propres questions d'état civil ? STEFI propose un essai gratuit de 14 jours, sans engagement. Rendez-vous sur stefi.ai pour demander votre accès : notre équipe valide votre demande sous 48 heures.
STEFI est un service français, souverain et sécurisé, édité par Erkos. Héritier de discours.fr, il accompagne les communes françaises depuis 2006. Données hébergées en France chez OVHcloud, conformes au RGPD.
Questions fréquentes des élus
Quel est le délai pour déclarer une naissance en mairie ?
La déclaration de naissance doit être faite dans les 5 jours qui suivent l'accouchement (article 55 du Code civil). Le jour de l'accouchement ne compte pas, et le délai est reporté au premier jour ouvrable si le dernier jour tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié.
Qui peut déclarer un décès ?
La déclaration peut être faite par un parent du défunt ou par toute personne disposant des renseignements les plus exacts sur son état civil, souvent l'entreprise de pompes funèbres. L'acte est dressé par l'officier de l'état civil de la commune où le décès a eu lieu, dans un délai de 24 heures.
Qui peut demander une copie intégrale d'un acte de naissance ?
La copie intégrale est réservée à la personne concernée majeure, à son représentant légal, à son conjoint ou partenaire de PACS, à ses ascendants, à ses descendants et à certains professionnels autorisés par la loi (notaires, avocats, autorités judiciaires). L'extrait sans filiation est, lui, accessible plus largement.
Que se passe-t-il si la déclaration de naissance dépasse le délai légal ?
Si la déclaration arrive après 5 jours, l'officier de l'état civil ne peut plus inscrire la naissance directement. Il faut alors un jugement déclaratif de naissance rendu par le tribunal pour régulariser l'acte.
Un acte de décès peut-il être délivré à tout le monde ?
Oui. L'acte de décès est délivré à toute personne qui en fait la demande, sans avoir à justifier d'un lien avec le défunt ni d'un motif. La démarche est gratuite.