Convocation du conseil municipal : les règles

Une séance de conseil municipal se joue en grande partie avant la séance. La convocation, l'ordre du jour et la note de synthèse conditionnent la régularité des délibérations qui seront prises : une convocation envoyée trop tard ou un point non inscrit à l'ordre du jour suffisent à fragiliser une décision devant le juge administratif.

La règle, en une phrase : le maire convoque le conseil municipal, la convocation mentionne l'ordre du jour et doit parvenir aux conseillers trois jours francs avant la séance dans les communes de moins de 3 500 habitants, cinq jours francs à partir de 3 500 habitants, accompagnée dans ce dernier cas d'une note explicative de synthèse.

Voici ce que dit précisément le Code général des collectivités territoriales (CGCT), et comment préparer votre dossier de conseil sans y consacrer une semaine.

En bref

Qui convoque : le maire, et lui seul (art. L2121-10 du CGCT).
Délai : 3 jours francs (moins de 3 500 habitants), 5 jours francs (3 500 habitants et plus). En cas d'urgence, jamais moins d'un jour franc.
Ordre du jour : obligatoire, il figure dans la convocation et doit désigner les affaires avec assez de précision.
Note explicative de synthèse : obligatoire à partir de 3 500 habitants. Fortement recommandée en dessous.
Publicité : la convocation est mentionnée au registre des délibérations, affichée ou publiée.

Qui convoque le conseil municipal, et comment

La convocation est faite par le maire (art. L2121-10 du CGCT). Elle indique les questions portées à l'ordre du jour, elle est mentionnée au registre des délibérations, et elle est affichée ou publiée.

Sur la forme, la règle a changé : la convocation est transmise de manière dématérialisée par défaut. Un conseiller municipal peut demander à la recevoir par écrit à son domicile ou à une autre adresse. L'envoi par courriel est donc parfaitement régulier, à condition de pouvoir prouver l'envoi et la date : conservez l'accusé de réception ou l'horodatage de la messagerie.

Le maire réunit le conseil chaque fois qu'il le juge utile, et au moins une fois par trimestre (art. L2121-7). Il est aussi tenu de le convoquer, dans un délai maximal de trente jours, quand la demande motivée lui en est faite par le préfet ou par le tiers au moins des conseillers municipaux en exercice (art. L2121-9).

Le délai de convocation : jours francs et cas d'urgence

Le délai dépend de la taille de la commune :

Moins de 3 500 habitants : trois jours francs au moins avant la séance (art. L2121-11).
3 500 habitants et plus : cinq jours francs au moins (art. L2121-12).

Un jour franc est un jour entier, de 0 h à 24 h. Ni le jour de l'envoi ni le jour de la séance ne comptent. Pour un conseil qui se tient le vendredi 18 dans une commune de 900 habitants, la convocation doit être parvenue le lundi 14 au plus tard : les mardi, mercredi et jeudi forment les trois jours francs. Les jours fériés et les week-ends comptent dans le décompte.

En cas d'urgence, le maire peut abréger le délai, sans qu'il puisse être inférieur à un jour franc. Il en rend compte à l'ouverture de la séance : le conseil municipal se prononce alors sur l'urgence et peut décider le renvoi de tout ou partie des questions à une séance ultérieure. L'urgence doit être réelle et motivée, elle ne se décrète pas pour rattraper un oubli.

Que risque une délibération convoquée hors délai ? Le juge administratif considère le respect du délai comme une garantie du droit à l'information des élus. Une convocation tardive peut entraîner l'annulation de la délibération, sauf si la convocation est effectivement parvenue à chaque conseiller dans le délai requis, quelles qu'aient été les modalités d'envoi. Autrement dit : c'est la réception effective dans les temps qui compte, pas la forme de l'envoi.

Pour un point de droit précis sur votre situation, Milla, l'agent juridique de Stefi connecté à LégiFrance, vérifie l'article applicable et sa version en vigueur.

L'ordre du jour : ce qu'il doit contenir

L'ordre du jour figure dans la convocation. Il doit désigner les affaires soumises au conseil avec assez de précision pour que chaque élu comprenne sur quoi il va délibérer. Une formulation comme « Affaires diverses » ne permet pas de faire délibérer le conseil sur un sujet de fond : les questions diverses servent à des informations, pas à des décisions.

Quelques règles pratiques :

Un point non inscrit à l'ordre du jour ne peut pas donner lieu à une délibération régulière. Le risque : l'annulation de la décision pour vice de procédure.
Le maire fixe l'ordre du jour. Il peut ajouter un point après l'envoi de la convocation, mais il doit alors adresser une convocation complémentaire respectant le même délai.
Le règlement intérieur (obligatoire dans les communes de 1 000 habitants et plus) précise les conditions dans lesquelles les conseillers posent des questions orales (art. L2121-19).
Chaque intitulé gagne à être rédigé comme le futur titre de la délibération : même objet, même formulation. Cela simplifie ensuite la rédaction de la délibération et du procès-verbal.

La note explicative de synthèse : obligatoire ou recommandée ?

Dans les communes de 3 500 habitants et plus, une note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération doit être adressée avec la convocation (art. L2121-12). Son absence est une irrégularité qui peut entraîner l'annulation des délibérations concernées.

En dessous de 3 500 habitants, la note n'est pas obligatoire. Mais l'article L2121-13 pose un principe qui vaut pour toutes les communes : tout membre du conseil municipal a le droit d'être informé des affaires qui font l'objet d'une délibération. Dans une petite commune, une note courte est le moyen le plus simple de démontrer que ce droit a été respecté, et de raccourcir le débat en séance.

Ce qu'une bonne note contient, point par point :

L'objet : de quoi parle la délibération, en une phrase.
Le contexte : d'où vient le dossier, ce qui a déjà été décidé.
Les éléments chiffrés : montant, durée, surface, impact budgétaire.
Le cadre juridique : les articles qui fondent la compétence du conseil.
La proposition soumise au vote : ce sur quoi les élus se prononcent.
Les pièces jointes : projet de convention, plan, devis, tableau financier.

Une page par point suffit dans la plupart des cas. La note n'est pas un rapport : elle donne à un élu qui n'a pas suivi le dossier de quoi voter en connaissance de cause.

Préparer la séance sans y passer la semaine

Un rétroplanning simple, pour une commune de moins de 3 500 habitants :

J-15 : arrêter la liste des points avec le maire, identifier ceux qui nécessitent un avis juridique.
J-10 : réunir les pièces (devis, projets de convention, éléments budgétaires) auprès des services et des partenaires.
J-7 : rédiger l'ordre du jour et la note de synthèse, faire relire par le maire.
J-4 au plus tard : envoyer la convocation avec l'ordre du jour et la note, mentionner au registre, afficher.
Jour J : séance, prise de notes.
Après la séance : rédaction du procès-verbal et des délibérations.

Le point qui coûte le plus de temps n'est presque jamais la convocation elle-même : c'est la note de synthèse, parce qu'elle suppose de reformuler des dossiers techniques en texte lisible par tous.

Nina prépare votre dossier de conseil

C'est exactement le travail que Nina, l'assistante Stefi, prend en charge. Vous lui fournissez vos éléments (l'objet du point, le montant, les pièces du dossier) via un questionnaire guidé, sans avoir à savoir formuler une consigne à une IA. Nina rédige l'ordre du jour, la note explicative de synthèse et la convocation, prêts à relire et à signer.

Quand un point demande un ancrage juridique (une compétence à vérifier, un visa du CGCT à citer), Milla prend le relais : elle interroge LégiFrance en temps réel et ne s'appuie que sur des dispositions en vigueur. Utile quand un dossier sort de l'ordinaire et que le CGCT ne se laisse pas lire facilement.

La décision reste la vôtre : Stefi prépare, vous relisez, le conseil délibère. Les documents et les données de votre commune sont hébergés en France, chez OVHcloud, dans un cadre conforme au RGPD. Ils ne servent pas à entraîner des modèles tiers.

Essayez Stefi dans votre mairie

Testez Nina, Milla et les agents Stefi pendant 14 jours, gratuitement et sans engagement. Vous remplissez le formulaire de demande d'essai, notre équipe valide votre demande sous 48 heures.

Stefi est un service français, souverain et sécurisé, édité par Erkos, dans la continuité de discours.fr, au service de plus de 5 000 communes depuis 2006.

Questions fréquentes des élus

Combien de fois le conseil municipal doit-il se réunir par an ?

Au moins une fois par trimestre (art. L2121-7 du CGCT), soit quatre séances minimum par an. Le maire peut réunir le conseil aussi souvent qu'il le juge utile.

Les conseillers municipaux peuvent-ils exiger la convocation du conseil ?

Oui. Quand la demande motivée est faite par le préfet ou par le tiers au moins des conseillers municipaux en exercice, le maire est tenu de convoquer le conseil dans un délai maximal de trente jours (art. L2121-9). En cas d'urgence, le préfet peut abréger ce délai.

Que se passe-t-il si un conseiller n'a pas reçu sa convocation ?

Le droit à l'information des élus est une garantie : une convocation qui n'est pas parvenue à un conseiller dans le délai requis peut entraîner l'annulation des délibérations prises lors de la séance. À l'inverse, une irrégularité de forme reste sans conséquence si la convocation est bien parvenue à chacun dans les temps. D'où l'intérêt de conserver une preuve d'envoi.

L'ordre du jour doit-il être rendu public avant la séance ?

Oui. La convocation, qui contient l'ordre du jour, est mentionnée au registre des délibérations et affichée ou publiée (art. L2121-10). Les administrés savent ainsi ce qui sera débattu, ce qui donne sens à la publicité des séances.

Convocation et préparation du conseil municipal : ordre du jour, note de synthèse