Évaluation d'un agent territorial : exemples

Par l'équipe STEFI, à destination des maires et des secrétaires de mairie

Chaque agent titulaire de la fonction publique territoriale a droit à un entretien professionnel une fois par an. Cet entretien est conduit par son supérieur hiérarchique direct, il donne lieu à un compte rendu écrit, et l'agent doit être convoqué huit jours au moins avant la date retenue. Ces règles sont fixées par le Code général de la fonction publique (articles L521-1 et suivants) et par le décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014, applicable depuis le 1er janvier 2015.

La procédure est simple. La difficulté est ailleurs : que faut-il écrire dans le compte rendu ? Beaucoup de maires se retrouvent devant une case « appréciation générale » vide, sans savoir comment formuler ce qu'ils pensent vraiment du travail d'un agent qu'ils croisent tous les matins. Cet article vous donne la grille, le calendrier et des exemples d'appréciation directement réutilisables.

En bref

Qui évalue : le supérieur hiérarchique direct de l'agent. Dans une commune sans directeur général des services, c'est le maire. Cette mission ne se délègue pas.
Quand convoquer : huit jours au moins avant l'entretien, avec la fiche de poste et un exemplaire de la fiche d'entretien.
Après l'entretien : compte rendu notifié à l'agent sous quinze jours maximum, complété de ses observations éventuelles, puis visé par le maire.
Si l'agent conteste : il dispose de quinze jours francs pour demander une révision. Sa signature atteste seulement qu'il a pris connaissance du compte rendu, elle ne vaut pas accord.
Ce qui fait une bonne appréciation : des faits datés et vérifiables, jamais un jugement sur la personne.
Textes de référence : articles L521-1 et suivants du Code général de la fonction publique, et décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014, applicable depuis le 1er janvier 2015.

Qui conduit l'entretien professionnel dans une petite commune ?

Le supérieur hiérarchique direct de l'agent, et personne d'autre. Le décret ne prévoit aucune délégation possible sur ce point : ni un adjoint, ni un collègue, ni le centre de gestion ne peuvent le conduire à sa place.

Dans une commune sans directeur général des services, cela signifie que le maire évalue lui-même sa secrétaire de mairie. Il agit ici comme chef des services communaux, le même pouvoir d'organisation qui fonde ses notes de service. C'est souvent la situation la plus délicate à gérer. Vous travaillez côte à côte toute l'année, parfois depuis plusieurs mandats, et vous devez soudain formaliser par écrit une appréciation qui sera versée au dossier de l'agent.

Deux repères pour aborder cet exercice sereinement :

L'entretien professionnel n'est pas un moment de sanction. Il sert à faire le point sur l'année écoulée et à fixer des objectifs pour la suivante.
Ce que vous écrivez engage la commune. Le compte rendu peut être invoqué plus tard, lors d'un avancement de grade ou d'un contentieux. Une appréciation floue ne protège personne.

Que devez-vous envoyer avant l'entretien ?

La convocation part huit jours au moins avant la date de l'entretien. Elle ne voyage pas seule : le décret impose de l'accompagner de deux documents.

Document	Pourquoi
La convocation	Fixe la date et le lieu, déclenche le délai de huit jours
La fiche de poste de l'agent	Sert de référence pour apprécier le travail réellement accompli
Un exemplaire de la fiche d'entretien professionnel	Permet à l'agent de préparer l'entretien en connaissant les rubriques

Ce dernier point est souvent oublié. L'agent doit pouvoir arriver préparé, ce qui suppose qu'il connaisse à l'avance les sujets abordés. Envoyer la fiche la veille vide l'obligation de son sens.

La convocation est l'un des sept courriers courants de la mairie : comme les autres, c'est sa date d'envoi qui compte, et c'est elle qu'il faut pouvoir prouver.

Le calendrier complet se déroule ensuite ainsi :

Convocation, huit jours au moins avant l'entretien.
L'entretien, conduit par le supérieur hiérarchique direct.
Le compte rendu, établi par ce même supérieur hiérarchique.
Notification du compte rendu à l'agent, dans un délai maximum de quinze jours.
L'agent le complète s'il le souhaite de ses observations, le signe et le renvoie.
Le compte rendu est visé par l'autorité territoriale, donc par le maire.

Que contient la grille d'entretien professionnel ?

La grille reprend les thèmes que le décret impose d'aborder pendant l'entretien : les résultats obtenus au regard des objectifs de l'année écoulée, les objectifs pour l'année à venir, la manière de servir, les acquis de l'expérience professionnelle, les besoins de formation et les perspectives d'évolution.

Les critères d'appréciation de la valeur professionnelle ne sont pas figés par l'État. Ils sont fonction de la nature des tâches confiées à l'agent et de son niveau de responsabilité, et votre commune les fixe après avis du comité social territorial. Pour les communes de moins de cinquante agents, cet avis est celui du comité social territorial placé auprès du centre de gestion.

En pratique, les centres de gestion mettent à disposition des trames prêtes à l'emploi. Rien ne vous oblige à repartir d'une page blanche.

Exemples d'appréciation générale

C'est la rubrique qui bloque. Voici des formulations classées par situation, à adapter au cas de votre agent. Elles ont un point commun : elles s'appuient sur des faits observables, pas sur des traits de caractère.

Un agent qui donne satisfaction

Madame X assure l'ensemble des missions de son poste avec rigueur et régularité. Les échéances de la commune (préparation des conseils municipaux, transmission des actes, suivi budgétaire) ont toutes été tenues cette année. Sa connaissance des dossiers en fait un appui fiable pour l'équipe municipale.

Monsieur Y maîtrise les procédures d'état civil et les applique avec exactitude. Aucune erreur n'a été relevée sur les actes établis cette année. Son accueil des administrés est constamment courtois et professionnel.

Un agent qui prend des initiatives

Madame X ne se limite pas au périmètre de sa fiche de poste. Elle a proposé cette année une réorganisation du classement des archives communales, qu'elle a menée à son terme sans que la commune ait à recourir à un prestataire. Cette autonomie est précieuse dans une équipe réduite.

Un agent en progression

Monsieur Y a pris ses fonctions en début d'année. Il a acquis rapidement les bases du poste et gère aujourd'hui seul les tâches courantes. La maîtrise des procédures budgétaires reste à consolider : une formation est prévue à cet effet sur l'exercice à venir.

Un agent en difficulté

Le suivi des échéances reste irrégulier cette année. Trois dossiers de subvention ont été transmis hors délai, entraînant leur rejet. Un point mensuel sera mis en place avec le maire pour sécuriser le calendrier des dépôts. Les compétences techniques de Madame X ne sont pas en cause, l'organisation du travail doit être revue.

Vous remarquerez que même l'appréciation la plus critique nomme des faits datés, propose une mesure concrète et distingue ce qui relève de la compétence de ce qui relève de l'organisation. C'est ce qui la rend défendable.

Les erreurs à éviter dans le compte rendu

L'appréciation vague. « Agent sérieux et motivé, donne satisfaction » ne dit rien. Ce type de formule ne permet ni de valoriser l'agent lors d'un avancement, ni de justifier une décision si elle est contestée.

Le jugement sur la personne. Écrivez ce que l'agent fait, pas ce qu'il est. « Manque de rigueur » est un jugement. « Quatre actes ont dû être rectifiés après transmission » est un fait.

Le copier-coller d'une année sur l'autre. Un compte rendu identique trois années de suite prive l'entretien de sa fonction. Il signale aussi, en cas de contentieux, que l'évaluation n'a pas été menée sérieusement.

Le silence sur les points négatifs. Beaucoup de maires évitent le sujet pour préserver la relation. Mais une difficulté jamais écrite ne peut jamais être invoquée. Si un problème existe, l'entretien est le lieu où il se dit, calmement et par écrit.

STEFI : Nina rédige le compte rendu à partir d'un questionnaire guidé

Vous connaissez votre agent. Ce qui vous manque, c'est le temps et la formulation.

Nina, l'assistante de gestion administrative de STEFI, vous pose les questions dans l'ordre : quelles missions sur l'année, quels objectifs atteints, quelles difficultés rencontrées, quels besoins de formation. Vous répondez avec vos mots. Nina produit un compte rendu structuré, formulé dans les termes attendus par le décret, que vous relisez et corrigez avant de le notifier à l'agent.

La décision reste la vôtre. STEFI ne juge pas votre agent et n'invente aucune appréciation : elle met en forme ce que vous lui dites.

Vos données restent en France, hébergées chez OVHcloud, conformément au RGPD. Un compte rendu d'entretien professionnel contient des informations sur un agent identifié : il n'a rien à faire sur un service d'IA généraliste hébergé hors d'Europe.

Pour aller plus loin, lisez notre guide sur comment choisir un logiciel d'IA pour sa mairie, et notre article sur ce que vous pouvez vraiment changer au budget municipal après votre élection, la masse salariale étant le premier poste de dépense de la plupart des communes.

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STEFI est éditée par Erkos, équipe française au service des communes depuis 2006 avec discours.fr, utilisé par plus de 5 000 communes.

Questions fréquentes des élus

Quel est le délai de convocation à l'entretien professionnel ?

Huit jours au moins avant la date de l'entretien. La convocation doit être accompagnée de la fiche de poste de l'agent et d'un exemplaire de la fiche d'entretien professionnel qui servira de base au compte rendu.

Qui conduit l'entretien professionnel d'une secrétaire de mairie ?

Son supérieur hiérarchique direct. Dans une commune qui n'a pas de directeur général des services, c'est le maire lui-même. Cette mission ne peut être déléguée à un adjoint ni confiée au centre de gestion.

L'entretien professionnel est-il obligatoire chaque année ?

Oui. Tout fonctionnaire territorial bénéficie chaque année d'un entretien professionnel donnant lieu à un compte rendu, en application de l'article L521-1 du Code général de la fonction publique et du décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014. Son absence peut engager la responsabilité de la collectivité et fragiliser les décisions qui s'appuient sur l'évaluation, comme un avancement de grade.

Que faire si l'agent refuse de signer le compte rendu ?

La signature de l'agent atteste seulement qu'il a pris connaissance du compte rendu : elle ne vaut pas accord sur son contenu. L'agent qui conteste peut y ajouter ses observations, puis saisir l'autorité territoriale d'une demande de révision dans les quinze jours francs suivant la notification. L'autorité territoriale répond dans les quinze jours francs. Si la réponse ne le satisfait pas, l'agent dispose d'un mois pour saisir la commission administrative paritaire, qui peut alors proposer à l'autorité territoriale la modification du compte rendu (article L521-5 du Code général de la fonction publique ; décret n° 2014-1526, article 8, pour la procédure et les délais).

Peut-on reprendre l'appréciation de l'année précédente ?

C'est déconseillé. L'entretien professionnel porte sur les résultats de l'année écoulée et fixe les objectifs de l'année à venir : une appréciation identique d'une année sur l'autre montre que cet examen n'a pas eu lieu. En cas de recours, ce point fragilise la position de la commune.

Article mis à jour le 16 juillet 2026.

Évaluation d'un agent territorial : exemples d'appréciation et grille d'entretien